소득세 신고에 고생하신 세순이들을 위해 아주 간단한 글로 쉬어가 봅니다.
세무사사무실의 요즘은 예전과 다르게 팩스나 이런 구닥다리 방식보다는 카톡이나 메일등 좀 더 편한 방법으로 납부서를 전송하는 게 더 흔해진 듯합니다.
위의 내용은 3월에 실제로 제가 거래처 -정확히는 법인 신고대리- 와 나는 메일의 내용입니다.
1. 업무상 메일을 작성할 때는 간단하게 꼭 필요한 내용만을 적어주는 것이 효율적입니다.
2. 킹치만... '부가세 납부서 송부의 건' 정도로 제목만 작성하고 내용은 첨부 파일 뿐이라면 반은 서비스직인 세무회계사무실 업무 특성상... 좀 차가운 느낌이니 본문에는 의미 없는 간단한 인사 정도는 넣는 것이 좋겠습니다.
3. 마지막으로 메일의 내용이 아무리 훌륭하더라도 내용은 읽지도 않고 제목만 보는 사람들은 생각보다 세상에 많습니다.
그로 인해 꼭 알아야 하는 아주 중요한 내용은 제목에 간단하게 반영하는 것이 좋습니다.
위는 실제로 제가 거래처에 납부서를 보낸 흔적입니다.
납부서는 납기일이 제일 중요하고, 내용을 안 읽는 사람들이 항상 있으니, 제목에 저렇게 납기일을 적어두는 편입니다.
또한 메일 제목의 앞부분에는 거래처의 이름을 항상 적으려 하고 있습니다.
이는 추후 '납부서를 주지 않아 납부를 못했네' 운운하며 진상 부리는 거래처를 상대할 때 쉽게 해당 거래처에 발송한 메일을 검색하기 위함입니다.
규모가 큰 거래처를 상대하다 보면 같은 회사에서도 여러 개의 수신처가 있을 수 있으니 메일 제목에 수신자의 회사명 정도를 적어주면 추후 검색이 편리하겠습니다.