FTP 서버 구축 및 RaiDrive를 이용한 공유폴더 접근
사무실 내의 자료를 직원들끼리나 세무사간에 수월하게 전달하기 위해서는 NAS 같은 장비를 사용하는 것이 편리합니다.
다만 소기업의 입장에서 NAS는 고가의 장비이기도 하고, 또한 여직원이 대부분인 세무회계사무소의 특성상 NAS 같은 장비는 유지관리를 할 줄 아는 직원이 드물기 때문에 비용을 지출하기는 애매한 부분이 있습니다.
그럴 땐 윈도우즈에서 기본으로 지원하는 IIS를 이용하여 FTP 서버를 구축하면 좋습니다.
어차피 대부분의 사무실에 서버 컴퓨터 한 대는 돌아가니까요.
Computer의 세계 :: IIS 이용하여 FTP 서버 구축하기 (tistory.com)
IIS 이용하여 FTP 서버 구축하기
안녕하세요. 오늘은 MS 윈도우즈에서 제공하는 IIS(Internet Information Services)를 이용하여 FTP 서버를 구축해보겠습니다. 제어판 - 프로그램 - Windows 기능 켜기/끄기 - FTP 서버 관련된 것들을 다 체크 설
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IIS를 이용하여 FTP를 구축하면 별도의 비용이 들지 않고, 한번 설정만 해두고 나면 추가적인 유지관리는 거의 필요가 없습니다.
이렇게 구축된 FTP 폴더 하나를 사무실 전체의 공유폴더로 사용하면 되는데...
이때 유용한 프로그램이 일전에도 소개한 바 있는 RaiDrive입니다.
타오나스 - 7부. PC에서 나스의 FTP 접근을 위한 최고의 프로그램 RaiDrive (무료) (tistory.com)
타오나스 - 7부. PC에서 나스의 FTP 접근을 위한 최고의 프로그램 RaiDrive (무료)
나스를 구축하고 나면 PC에서 나스에 접근해야 할 경우가 생깁니다. 간간이 접근하는 경우에는 웹브라우저를 통해 DSM으로 접근하면 됩니다. Dropbox나 Google Drive 같은 양방향 동기화를 원하는 경우
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공유폴더 시스템이 구축되면 사내에서 자료를 전달할 때, 매번 메일로 보내고 내려받고 수정하고 다시 전달하거나, 카카오톡등의 메신저로 같은 행위를 반복하는 불편함이 해소됩니다.
또한 모든 자료를 FTP 서버가 구축된 서버 컴퓨터에 저장할 수 있기 때문에 직원의 이직 같은 사유가 발생하여도 자료 관리도 수월한 면이 있습니다.
DDNS를 이용한 외부에서의 서버접속
코로나를 거치면서 재택근무가 조금 활성화되었고 외부에서 서버에 접속하기 위해서 뉴젠은 나우링크라는 서비스를 유료서비스로 제공하고 있습니다.
사실 이 기능은 DDNS 설정만 할 수 있으면 무료로 사용이 가능하고, 위의 공유폴더도 외부에서 접속이 가능하게 됩니다.
소기업의 사무실 등에서 제일 많이 사용하는 사설 공유기는 IPTime 사의 제품이 많은데, 해당 공유기들은 무료로 DDNS 기능을 제공하니 설정해 두면 외부에서나 퇴근 후 집에서도 간단하게 업무를 볼 수 있습니다.
DDNS 설정은 아래 글을 참고하시기 바랍니다.
타오나스 - 4부. 공유기 설정 및 DDNS 설정 (tistory.com)
타오나스 - 4부. 공유기 설정 및 DDNS 설정
타오나스(이하 나스) 설치 후 제일 먼저 할 일은 네트워크 포트를 개방하는 것입니다. 그에 대한 이해와 DuckDNS 설정법에 대한 내용입니다. (본문의 설명 환경은 윈도우즈 기준입니다.) 본문에는 '
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Dropbox나 Google Drive 등의 클라우드 서비스
위의 것들은 타인과의 자료 전달에 관한 부분이고, 코로나를 거치면서 재택근무를 한 번 해본 이후 복지 차원에서도 재택근무를 하는 세무회계사무실들이 늘고 있습니다.
이런 경우 개인적인 자료를 회사와 집에서 다 사용할 수 있으면 좋은데... 이럴 때는 Dropbox나 Google Drive 같은 앱을 사용하면 됩니다.
회사에서 사용하던 일거리가 퇴근하고 집에 가서 컴퓨터를 켜도 동기화되어 들어 있기 때문에 야근이 싫어 집에 가서 일을 하거나 하는 경우에도 번거롭게 메일이나 외장 저장장치를 이용하여 자료를 옮기지 않아도 됩니다.
Evernote로 자료 정리
세무사사무실의 업무란 계속해서 일을 배워야 하기 때문에 자료들을 정리하는 것도 중요합니다.
이럴 때 수기로 정리하지 않고 Evernote 같은 앱으로 정리를 하면 업무 처리 시 위의 Dropbox처럼 회사에서도 볼 수 있고, 집에서도 볼 수 있습니다.
심지어는 모바일에서도 볼 수 있습니다.
무엇보다 좋은 점은 검색기능으로 인해 오래전에 정리한 자료들도 검색 한 번에 위와 같이 찾아볼 수 있다는 점입니다.
저는 Evernote를 사용하고 있는데, 요즘은 Notion 같은 앱도 많이 사용하는 것 같습니다.
nPDF로 납부서 변환
프리웨어인 nPDF를 사용하면 PDF 파일을 이용한 여러 작업을 할 수 있습니다.
특히나 PDF 파일을 그림파일로 변환할 수가 있어, 스마트폰이나 PC를 잘 다루지 못해 PDF 파일로 납부서를 보냈을 때 열어보지 못하는 거래처의 경우, 납부서 파일을 그림 파일로 변환해 보내주는 용도로 요긴하게 사용하고 있으며, 아래의 바로가기에서 무료로 내려받아 사용할 수 있습니다.
nPDF - 프린트를 PDF로 변환, 각종 PDF 도구,유틸 (공식 홈페이지) (iblogbox.com)
nPDF - 프린트를 PDF로 변환, 각종 PDF 도구,유틸(합치기,추출하기,암호화...)
nPDF는 윈도우 모든 프린터,인쇄 내용을 PDF로 변환하여 주는 오픈소스 프로그램입니다. nPDF 유틸,도구에는 PDF 파일 합치기,PDF 페이지 추출하기,PDF 파일에 암호걸기,PDF 파일을 이미지(png,jpg,bmp,tiff)
iblogbox.com
OCR 프로그램으로 엑셀 변환
카드나 통장내역을 엑셀로 달라 하여도 굳이 지면이나 PDF 파일로 보내주는 곳들이 있습니다.
이럴 때 OCR 프로그램을 사용하면 바쁜 신고시기에 입력하는 시간이 조금 줄어드는 데 도움을 줄 수 있습니다.
대부분의 OCR 프로그램은 유료인데, 제한은 있지만 아래의 바로가기에서 무료로 변환도 가능합니다.
ROSE 문서인식 서비스 | 레티아 (retia.co.kr)
ROSE 문서인식 서비스 | 레티아
입력 이미지 포맷: BMP, JPEG, PNG, TIFF, PDF, DjVu 출력 파일 포맷: 워드(doc) , 엑셀(excel) OCR 언어: 한글, 영어, 한자, 숫자
www.retia.co.kr
마인드맵 프로그램으로 자료 정리
위에서 에버노트로 자료를 보관하는 것은 법령등을 정리하거나 하는 경우에는 괜찮은데, 연관된 세법들을 같이 묶어서 봐야 할 땐 역시나 마인드맵 프로그램이 좀 더 유리합니다.
저는 무료로 사용할 수 있는 xmind라는 앱을 사용하는데, 마인드맵 프로그램은 워낙 많아 아무것이나 본인에 맞는 것으로 우측 사진처럼 법령의 흐름등을 정리해 두면 추후 찾아보면서 업무를 하거나 연관된 세법을 같이 보는데 큰 도움이 됩니다.
Xmind - Full-featured mind mapping and brainstorming tool.
Boost efficiency both in work and life. Millions of people love it.
xmind.app
구글 일정을 이용한 달력 feat Rainlendar
또한 반복되는 세무일정상 실무자들은 보통 세무사회의 탁상달력을 요긴하게 사용하게 되는데, 이 달력은 회사의 책상에 상주한다는 단점이 있어 저는 아주 오래전부터 구글 캘린더에 반복되는 세무일정을 저장해 두고 사용하고 있습니다.
https://calendar.google.com/calendar/u/1?cid=c2VtdXlvQGdtYWlsLmNvbQ
Google Calendar - Easier Time Management, Appointments & Scheduling
Learn how Google Calendar helps you stay on top of your plans - at home, at work and everywhere in between.
calendar.google.com
저는 Rainlendar라는 앱을 아주 오래전부터 구매하여 사용 중인데, 이 달력은 구글 캘린더와 동기화가 가능하여 위 갈무리와 같이 회사의 PC의 바탕화면에서 빠르게 일정을 확인하고 수정하거나 변경할 수 있습니다.
더하여 구글 캘린더를 이용하는 것이다 보니 우측 사진과 같이 안드로이드나 iOS를 가리지 않고 일정을 스마트폰에서도 언제나 확인이 가능하다는 장점도 있습니다.
다만, Rainlendar는 유료이기도 하니 무료앱을 원하는 경우에는 아래의 앱을 사용해 볼 수 있겠습니다.
바탕화면 달력
저는 바탕화면위에 방치하는 아주 근사한 일력소프트웨어이다. 바탕화면일력은 당신을 도와 약속、처리할 사항、일정안배를 쉽게 관리하게 한다…바탕화면위에 사소한 일들을 기록한다 ... Eve
www.desktopcal.com
포스트잇 프로그램
포스트잇 앱이야 워낙 많으니 아무것이나 사용하면 되겠지만, 저는 atnote라는 프로그램을 사용 중입니다.
이 경우 Portable 버전으로 전술한 Dropbox 같은 곳에 넣어두고 실행을 하면 같은 메모를 회사와 집에서 동기화해 가며 볼 수도 있습니다.
업무일지를 쓰기 좋은 Cinta Notes
먼저... 나중에 다른 글에서 후술 하겠지만, 업무일지를 쓰는 회사는 다니는 것이 아닙니다.
이 단락의 업무일지라 함은 회사에 보고를 하기 위함이 아닌, 개인적으로 특이사항이나 상담내역등을 기록하고 나중에 찾아보기 위한 업무일지를 말하는 것인데 위의 Evernote 같은 것을 활용해도 되지만 가볍게 간단하게만 사용하려면 위 스샷의 무료로 사용할 수 있는 CintaNotes가 있습니다.
지금은 설치가 되어 있지 않아 웹상의 갈무리를 올리는 것이라 영문인데... 한글도 지원이 됩니다.
CintaNotes - A Note-Taking Application for Windows
A windows notes app for organizing your thoughts and ideas
cintanotes.com
직원이 바뀌어도 기록이 유지되게끔 하려면 회계프로그램의 '회사메모' 기능을 사용하는 것도 한 가지 방법입니다.
직원은 바뀌더라도 회사메모에 들어가면 그 회사에 관련된 이슈가 기록되어 있어 히스토리를 확인할 수 있다는 장점이 있습니다.
제 경우 최근에는 그냥 엑셀에 정리를 하는 편인데... 이렇게 된 이유는 사무실 전체에서 사용하는 엑셀 파일을 만들어 전술한 공유폴더에 저장해 두면 관리자가 궁금할 때 해당 파일을 열어 필터를 걸어보면 수임거래처의 이슈들의 히스토리 등을 쉽게 확인할 수 있게 하기 위함입니다.
휴대폰과 연결
안드로이드 스마트폰 사용자라면 윈도우즈 기본 기능인 휴대폰과 연결 기능을 이용하면 PC에서 휴대전화의 알림을 볼 수도 있고, 바로 메시지를 발송하거나 수신할 수 있습니다.
또한 스마트폰의 앱을 실행할 수도 있기 때문에 할 일 없는 하반기에 눈치 안 보고 딴짓하기도 좋습니다.
반디집
회사에서 알집을 사용하시는 분들이 있는데, 알집은 기본적으로 유료프로그램입니다.
함부로 회사 PC에 설치하시면 나중에 문제가 될 수 있습니다.
유료여부를 떠나도 V3나 알** 등의 프로그램들은 사실상 쓰레기 같은 앱들이라... 훌륭한 대체재이자 프리웨어인 반디집을 추천합니다.
반디집 공식 홈페이지 · ALZ, EGG, 7Z, RAR 지원 무료 압축 프로그램 (bandisoft.com)
반디집 공식 홈페이지 · ALZ, EGG, 7Z, RAR 지원 무료 압축 프로그램
지원 포맷 7Z, ACE, AES, ALZ, ARJ, BH, BIN, BR, BZ, BZ2, CAB, Compound(MSI), DAA(1.0), DEB, EGG, GZ, IMG, ISO, ISZ, LHA, LZ, LZH, LZMA, PMA, RAR, RAR5, SFX(EXE), TAR, TBZ/TBZ2, TGZ, TLZ, TXZ, UDF, WIM, XPI, XZ, Z, ZIP, ZIPX, ZPAQ, PEA, UU, UUE, XXE, ASA
kr.bandisoft.com
Cobian Backup
회계프로그램으로 일을 하는 이 업종 특성상 회계데이터는 아주 중요합니다.
불의의 사고를 예방하기 위해 전체적으로 백업하는 것도 중요하지만, 가끔 회사코드를 복사하지 않고 작업을 하다 문제가 발생하여 롤백을 하고 싶은 경우가 생깁니다.
그래서 뉴젠이나 더존이나 모두 유료서비스를 제공하고는 있는데... 비용이 저렴한지는 모르겠습니다.
저런 유료 서비스를 사용하지 않는 경우, 외장하드 같은 기기를 연결해서 백업을 받게 되는데 이것도 번거로운 일이다 보니 Cobian Backup 같은 무료프로그램을 이용하면 주기적으로 알아서 자동적으로 백업을 하게 할 수 있습니다.
이걸로 신고서가 꼬여 뭔가 롤백을 하고 싶을 때 도움을 준 경험이 여러 번 있습니다.
다만 이 프로그램은 별도의 NAS 같은 장비가 없는 이상, 물리적인 외장하드 같은 곳에 백업을 하게 되는지라 뉴젠 스마트백업 같이 외부에 저장되는 것보다는 보안적인 측면에서는 취약성이 있습니다.
실제로 서버자리에 랜섬웨어가 감염된 경험이 있는데, 외장하드도 물리적으로 상시 물려있다 보니 백업데이터도 같이 암호화되는 경험을 겪었습니다.