세무회계 실무자입장에서 연말정산의 특징을 먼저 생각해 보자면, 거래처의 경리나 사장님을 상대하는 부가세, 소득세, 법인세와는 다르게 연말정산은 상대해야 하는 대상이 수임 거래처의 근로자까지 확장되는 문제가 있습니다.
또한 연말정산 간소화가 열리는 시간은 매년 1월 15일로 세무사사무실이 1년 중 가장 바쁜 시기인 1월 부가세 신고기간과 그 기간이 겹치는 특징도 있습니다.
마지막으로 특정 세법에 대한 지식을 조금 더 깊게 알아야 하는 부가가치세 신고등과는 다르게 깊게 알아야 할 것은 없으나 넓게 알아야 거래처에서 튀어나오는 수많은 질문에 답을 해줄 수 있다는 특성이 있습니다.
이를 정리해 보자면 판판이 놀다가 이제 가장 바빠진 시기에 거래처로부터 아주 넓은 범위의 세법에 대한 질문을 경리나 사장님 뿐만이 아닌 직원들로부터 수시로 받게 되는 경우가 많다는 것이 됩니다.
그리고 이렇게 질문을 받고 답을 하다 보면 일이 끊기고, 일이 끊기다 보면 시간에 쫓기고... 그러다 신고에 실수가 발생할 확률이 늘게 됩니다.
실무자를 위한 세무신고 안내문의 비효율성과 게을러져야 하는 이유
실무자를 위한 세무신고 안내문의 비효율성과 게을러져야 하는 이유
바야흐로 연말이라 관리자가 모지란 회사들은 직원에게 신고 안내문을 작성하라고 하는 경우가 있습니다. 세무회계사무실 실무자가 연말에 해야할 일 (tistory.com) 세무회계사무실 실무자가 연말
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상술한 연말정산의 특성 중 일부에 관해서는 세무신고 안내문을 예로 들어 업무에 있어 효율성을 추구해야 하는 이유에 관한 글을 게시한 적이 있습니다.
당시에도 일반적인 세무신고 안내문은 오히려 일을 방해하는 결과가 되는 일이 잦지만, 연말정산만큼은 최소한 질의가 시작되는 시점을 부가가치세 신고 마감 이후로 늦추기 위해서라도 꼭 안내문을 만들어 보내는 것이 좋다고 했습니다.
아래는 거래처에서 연락을 최대한 덜 받기 위해 제가 일을 하는 절차로써 순서가 중요하기 때문에 순서대로 작업하는 것이 좋겠습니다.
1. 전년도와 인적공제 대상자 일치
가장 먼저 할 일은 연말정산추가자료입력 메뉴를 올해의 것과 연말정산이 끝난 전년도의 것을 같이 열어두고 부양가족이 전기와 일치하게 확인하는 것입니다.
원천세 신고를 하기 위해 연말정산을 하기 전에 원천자료를 마감 후 이월하는 경우가 있기 때문에 이후에 연말정산자료입력에 입력한 부양가족의 정보는 다음 해에 이월되지 않고 누락되는 경우가 있기 때문이기도 하고...
부녀자공제를 받기 위해 배우자의 인적사항만 작성 후 공제여부를 '부'로 한 경우에도 배우자가 이월되지 않거나 하는 등 전기와 부양가족이 다른 경우는 종종 있습니다.
실제로는 부양가족에 변동이 생기는 경우는 드문 편이기에 전기에 맞춰두고 작업을 하면 됩니다.
이 과정을 생략하면 피부양자가 왜 작년이랑 다르냐고 따지는 전화를 받는 빈도가 늘어나게 됩니다.
2. 연말정산 간소화 자료는 출력하여 비교해야
요즘은 거의 대부분의 거래처의 자료가 PDF 파일로 들어오는 경우가 더 많기 때문에 연말정산의 과정 중 수기로 입력을 하는 경우는 많이 줄었습니다만 연말정산 간소화 자료를 불러온 후에는 간소화 자료를 출력하여 보는 것이 좋습니다.
연말정산은 자잘한 개정세법이 많기도 하고 계산과정에서 다른 신고들에 비해 숫자도 꽤 많이 들어가기 때문에 오류가 나는 경우가 종종 있으며 프로그램은 수시로 업데이트를 진행합니다.
프로그램은 언제든 틀릴 수 있으니 간소화 자료를 불러온 이후에는 꼭 간소화 자료를 출력하여 연말정산자료입력 메뉴의 '연말정산입력' 탭에 숫자가 제대로 반영되었는지 출력된 자료와 비교하여 확인합니다.
지출액의 반영방법도 세법의 개정에 따라 별도로 처리해주어야 하는 것들도 있으니 꼭 확인하는 습관을 들여야 합니다.
'이거 불러오고 저거 불러오고 마감 누르면 된다.'는 식으로 일을 가르치는 사무실은 일을 배우는 데에는 아무 도움이 되지 않으니 다른 곳을 알아보는 것이 좋습니다.
또한 연말정산의 경우 해마다 세법이 변동이 있고, 깊이는 없어도 넓게 알아야 하는 것이 많은 편인데...
이를 다른 신고서들의 작성처럼 머릿속에 꿰고 있기는 어렵습니다.
그런데 숫자를 확인하며 간소화 자료 아래에 나오는 저런 설명들을 읽는 행위가 반복되다 보면 그 해의 연말정산에 대한 질문과 관련한 대답을 빠르게 하는데도 도움이 됩니다.
주택자금 공제 등 요건이 까다로운 경우에도 간소화 자료 아래 부분에 요건이 잘 설명되어 있어 좋습니다.
3. 연말정산 결과를 전년도와 비교하여 들어올 질문에 미리 대비
신고서가 작성되고 나면 전기의 신고서와 비교해 보는 것은 아주 중요한 행위입니다.
사업이나 근로자의 소득이나 큰 이변이 없는 한 전기에 비해 별다른 변동이 없는 경우가 대부분입니다.
위와 같이 전기에 비해 급여가 크게 오르지 않았음에도 결정세액이 크게 차이나는 경우에는 뭔가 이변이 있기 마련인데...
이번에는 교육비에 그 흔적이 남아 있습니다.
이런 경우 위에서 출력해 둔 해당 사용자의 간소화자료 맨 앞장에 교육비 감소로 인해 결정세액이 늘었다고 적어두면 좋습니다.
서두에 말한 것과 같이 연말정산의 경우 직원들의 문의사항까지 질문을 받게 되는데 이렇게 자료를 넘기기 전에 메모를 해두고 자료를 넘기면, 높은 확률로 거래처에서 해당 사용자가 세금이 많다고 물어봤다고 연락이 오게 되고, 그런 상황에서 하던 일을 멈추고 어디가 왜 어떻게 다른지 다시 확인하는 과정 없이 '교육비가 줄어서 결정 세액이 늘었습니다. 자녀분이 대학을 졸업하셨나 봐요~' 정도로 빠르게 상황을 정리하고 하던 일을 이어가면 됩니다.
거래처에서 문의가 들어오는 상황을 최대한 줄이고, 문의가 들어올 것을 예측하여, 문의가 들어왔을 때 빠르게 상황을 정리하는 것은 다른 일을 하는 흐름을 끊기지 않게 하는 효율적인 행위이며, 효율이 높아지면 일을 할 수 있는 시간이 늘어 실수를 줄이는 데 도움이 됩니다.
4. 근로소득 원천징수영수증 교부와 피부양자, 전근무지 유무 확인
마지막으로 전 직원의 연말정산이 끝나면 근로소득 원천징수 영수증을 사업체에 발송하여 직원에게 교부한 후, 연말정산 내역에 이상이 없는지...
특히 '부양가족'을 꼭 확인해 주시라 안내하고 연말정산을 마무리하면 됩니다.
드물게 부양가족이 변동되는 경우가 있고, 이런 경우에는 근로자 본인 외에는 알기 어렵기 때문에 꼭 확인이 필요합니다.
또한 실무적으로 숫자가 들어가는 다른 부분은 숫자에 조금 오류가 있어도 소명하라고 안내가 나오는 경우는 상대적으로 드무나 피부양자의 경우 거의 100% 확률로 소명하라고 안내가 나오기 때문에 확인하는 과정이 중요합니다.
또한 중도입사자의 경우 개별적으로 전근무지가 있는지 꼭 확인하는 것이 필요합니다.
0. 일반적인 문의는 책자가 아닌 파일에서 검색
국세청에서는 해마다 개정세법을 반영하여 연말정산 안내 책자를 배포하고 있으며 파일을 국세청에서 내려받을 수 있습니다.
연말정산 기간에는 개별 근로자의 연말정산결과가 아닌 세액감면이나 소득공제 요건에 관한 일반적인 질문들도 받게 됩니다.
실무자들은 세무사회 교육에서 받은 책자를 들고 있지만, 책을 뒤져 관련 세법을 찾는 것은 시간이 오래 걸리는 행위이므로 특별히 알아야 할 범위가 매우 넓은 연말정산의 경우에는 파일을 PC에 저장해 두고 거래처에서 묻는 것을 파일에서 검색해 답변을 해주면 검색에 소요되는 시간이 줄어 낭비되는 시간을 줄일 수 있습니다.